Regolamento dell'Archivio Saveriano di Roma (ASR)

SOMMARIO

Premessa

PARTE PRIMA – DEFINIZIONE DI ASR E TIPOLOGIA DI DOCUMENTI

• Art. 1 – Definizione
• Art. 2 – Tipologie di documenti
• Art. 3 – La funzione del CDSR

PARTE SECONDA – ORDINAMENTO INTERNO DI ASR

• Art. 4 – Criteri di catalogazione
• Art. 5 – Strumenti per la catalogazione
• Art. 6 – Registrazione
• Art. 7 - Schedatura
• Art. 8 – Raccolta
• Art. 9 – Conservazione

PARTE TERZA – CONSULTAZIONE E RELAZIONI CON IL PUBBLICO.

• Art. 10 - Consultazione
• Art. 11 – Misure cautelative e divieti
• Art. 12 – Documenti riservati
• Art. 13 – Scuole e studenti
• Art. 14 - Apertura
• Art. 15 - Revoca del diritto alla consultabilità dei documenti
• Art. 16 – Proprietà intellettuale
• Disposizioni finali

PREMESSA

In base alle Costituzioni dei Missionari Saveriani: «Il Segretario Generale è il notaio e responsabile dell’archivio e della cronistoria ufficiale della Congregazione. […]». (C107)

Il presente regolamento si prefigge di fissare per iscritto e consolidare le consuetudini e le procedure di ordinamento, custodia e consultazione della documentazione saveriana, definendo la struttura fisica dell’archivio generale, le modalità di raccolta, catalogazione e conservazione della documentazione e i comportamenti e le regole da osservare nell’ambito della consultazione; è composto di tre parti: la prima descrive il materiale custodito, la seconda i metodi di lavoro, la terza le norme di consultazione.

PARTE PRIMA – DEFINIZIONE DI ASR E TIPOLOGIA DI DOCUMENTI

Art. 1 – Definizione

L'Archivio Saveriano Roma (d’ora in avanti indicato con l’acronimo ASR) è l’Archivio Generale dei Missionari Saveriani nel mondo e consiste nella raccolta ordinata e sistematica degli atti, dei documenti e delle pubblicazioni appartenenti ai Missionari Saveriani e/o da loro prodotti nell’ambito e per le finalità dell’attività missionaria. È parte integrante di ASR il Centro Documentazione Saveriani Roma (d’ora in avanti indicato con l’acronimo CDSR), che ha la finalità di ordinare e digitalizzare documentazione d’interesse religioso e di sussidio all’evangelizzazione e/o di rilevanza culturale dal punto di vista storico e antropologico, prodotta dai Saveriani.

Art. 2 – Tipologie di documenti

La documentazione contenuta in ASR è relativa a persone (1), avvenimenti ufficiali  dei Missionari Saveriani (2), produzioni (3), oggetti (4) e, in termini generali, si può considerare così composta:

1. Persone
   1. Atti e documenti relativi ai Missionari Saveriani in quanto presbiteri, fratelli e studenti professi.
   2. Documenti relativi a laici, che, a vario titolo, collaborano alle finalità dell’Istituto.
2. Avvenimenti ufficiali dei Missionari Saveriani
   1. Atti e verbali dei Capitoli Generali – Conferenze dei Superiori Maggiori (Co.Su.Ma).
   2. Verbali della Direzione Generale e dei Consigli delle Circoscrizioni Saveriane.
   3. Atti e Verbali di Convegni e Assemblee dei Missionari Saveriani.
   4. Relazioni delle visite canoniche alle Circoscrizioni.
3. Produzioni
   1.  Scritti.
   2.  Multimedia.
   3.  Libri
   4. Stampa minore.
4. Oggetti
   
   1. Oggettistica varia d’interesse etnico-geografico, proveniente da Paesi Extraeuropei.

Art. 3 – La funzione del CDSR

Il CDSR ha la finalità di ordinare e digitalizzare il materiale, prodotto dai Missionari Saveriani, d’interesse religioso, culturale, antropologico, storico-geografico e persegue due obiettivi:

1. Aggiornare le procedure di raccolta e catalogazione della documentazione, usufruendo dei nuovi strumenti messi a disposizione dalla tecnologia.
2. Rendere pubblici testi e materiali multimediali che possono essere diffusi in rete a beneficio di credenti e studiosi. Questo materiale è destinato a testimoniare l’essere e l’operare dei Missionari Saveriani nel mondo e a far conoscere l’impegno missionario anche attraverso la comunicazione via web. Per questo motivo il CDSR ha una proprio sito consultabile all’indirizzo: https://centro-documentazione.saveriani.org/, inserito nel contesto globale del dominio https://www.xaverians.org/index.php.

Fa parte delle estensioni del sito del CDSR la “Xaverian Book Library” (ordinariamente citata con l’acronimo XBL), che consiste nel catalogo online della biblioteca d’archivio.

PARTE SECONDA – ORDINAMENTO INTERNO DI ASR

Art. 4 – Criteri di catalogazione

La documentazione contenuta in ASR e CDSR è ordinata in base a tre criteri: cronologico (1), logistico (2), tematico (3).

• In base al criterio cronologico l’archivio è così suddiviso:
  • Archivio storico: contiene tutta la documentazione dalla Fondazione dell’Istituto fino ai settanta anni antecedenti la datazione di ciascun documento.
  • Archivio corrente: contiene tutti i documenti relativi a persone ed attività, ricevuti o inviati durante i settanta anni anteriori alla data attuale, ma esclude dalla catalogazione archivistica definitiva ogni tipo di documento relativo agli ultimi 5 anni. I documenti datati fino a cinque anni prima della data attuale costituiscono il cosiddetto deposito temporaneo.

• Il criterio logistico riguarda lo spazio fisico occupato da ciascun documento o faldone, chiamato “collocazione”. La collocazione viene assegnata nel modo più coerente rispetto alla posizione archivistica (appartenenza ad un Titolo e ordine numerico tematico e cronologico). La coerenza tra collocazione fisica e codice numerico della posizione archivistica è funzionale alla consultazione. Parte dell’archivio di deposito temporaneo, di cui è custode il Segretario Generale, si trova a continua disposizione della Direzione Generale.

• In base al criterio tematico l’intera documentazione è suddivisa in Titoli, che confluiscono nel Titolario Generale, periodicamente aggiornato, sul quale viene annotata la posizione archivistica.

Art. 5 – Strumenti per la catalogazione

La catalogazione si articola in quattro fasi: registrazione, schedatura, raccolta, conservazione. Ogni fase è caratterizzata da procedure specifiche, come riportato negli articoli da 6 a 9.

Art. 6 – Registrazione

I documenti appena giunti in archivio vengono riassuntivamente schedati in elenco, indicandone la data di entrata, la natura, l’autore o il proprietario, il nome e cognome di colui che lo consegna, eventuali note.

Art. 7 - Schedatura

Gli strumenti di schedatura sono basati su software per la maggior parte opensource, che elabora fogli di testo, immagini, pagine web.

I fascicoli o, in casi particolari, i documenti singoli vengono schedati per posizione e – se esistente – per numero di catalogo della XBL, per titolo assegnato al documento, per persona alla quale appartiene o fa riferimento, per anno o data completa se disponibile, per descrizione e per argomento.

I libri, le pubblicazioni minori e gli altri testi vengono schedati in base alle componenti fondamentali di una scheda bibliografica.

Le cartelle personali vengono schedate cronologicamente e tematicamente per: certificati, vita religiosa, ministeri ordinati, corrispondenza.

Art. 8 – Raccolta

I documenti, dopo la schedatura, vengono raccolti in due tipi di liste:

1. Gli elenchi dei Saveriani e dei documenti da loro prodotti nell’ambito dell’attività missionaria di formazione e di evangelizzazione.
2. Gli elenchi di autori e produzioni a stampa e multimediali di cui la biblioteca d’archivio possiede almeno una copia.

L’insieme di queste liste, rielaborate per argomento e ridotte ad indici, confluisce nel Titolario “Emidio Allevi”, che conserva l’impostazione di fondo e il nome del suo primo autore.

Art. 9 – Conservazione

La documentazione cartacea e le produzioni video vengono conservate in apposite sale d’archivio, protette da impianti di deumidificazione.
La documentazione digitale, digitalizzata o scansionata, viene conservata in un Network Attached Storage (NAS).
Parte della documentazione scansionata o comunque digitalizzata (riviste, libri, testi saveriani, foto, video) viene periodicamente pubblicata sul sito del CDSR e messa a disposizione del pubblico.

PARTE TERZA – CONSULTAZIONE E RELAZIONI CON IL PUBBLICO.

Art. 10 - Consultazione

La consultazione dell’archivio per finalità di studio è prevista e normata come segue:

1. L’ammissione degli studiosi alla consultazione è prevista dietro invio dell'apposito modulo, riempito in tutte le sue parti e inviato informato .pdf esclusivamente alla casella di posta elettronica Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Il modulo deve riportare in particolare:

1. Nome e cognome del richiedente.
2. Data di nascita del richiedente.
3. Indicazione della documentazione che si vuole consultare.
4. Motivo della consultazione.
5. Impegno a far pervenire doppia copia dell’eventuale lavoro per il quale la ricerca d’archivio è stata utilizzata.
6. Consenso al trattamento dei dati personali per finalità legate alla consultazione.
7. Accettazione esplicita del presente regolamento.

Alla richiesta dev’essere allegata copia firmata di un documento d’identità in corso di validità.

La persona ammessa alla consultazione verrà contattata via mail entro una settimana dal ricevimento della richiesta completa in ogni sua parte, per stabilire la data e l’ora della consultazione.

Art. 11 – Misure cautelative e divieti

È fatto assoluto divieto a chiunque di portare documenti in consultazione fuori dai locali dell’archivio. Solo l'autorità competente può autorizzare la concessione di documenti dell'archivio per mostre e simili, con le opportune cautele di natura giuridica ed assicurativa (cfr. can. 488). Eventuali fotocopie autorizzate devono essere fatte sulle apposite macchine all’interno dell’archivio, da personale addetto, entro un limite numerico di volta in volta da stabilirsi.

A nessuno, qualunque sia la mansione che svolge nella Chiesa, e in particolare nella Congregazione, è permesso distruggere, vendere o disperdere documenti relativi alla vita del proprio ufficio, appartenenti ai Missionari Saveriani o comunque presenti in archivio.

Requisito per la consultabilità è la storicità del documento, valutata secondo due componenti: la datazione - risalente a 70 anni prima la data attuale - la rilevanza tematica – documento contenente informazioni importanti dal punto di vista storico per la comunità umana e/o saveriana.

Tuttavia possono essere consultati documenti anche più recenti, dietro esplicita autorizzazione scritta del Superiore Generale dei Missionari Saveriani.

La consultazione deve avvenire sempre durante l’orario di presenza del personale d’archivio, nei giorni di mercoledì, giovedì e venerdì dalle 09.00 alle 17.00.

Art. 12 – Documenti riservati

La consultazione di documenti definiti come riservati o relativi a situazioni private di Saveriani, viventi o deceduti, può concedersi solo su previa ed esplicita autorizzazione da parte del Superiore Generale e sul consenso esplicito dell’interessato, se vivente. L’autorizzazione va richiesta da colui che intende consultare il documento, al P. Archivista, inviando una mail alla casella di posta elettronica Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.. Il P. Archivista s’interesserà d’inoltrarla e ottenere il consenso scritto del Superiore Generale. In assenza del consenso scritto del Superiore Generale la documentazione non sarà consultabile.

Art. 13 – Scuole e studenti

Gli studenti, universitari e medi, possono essere ammessi alla consultazione solo se presentati da un professore del proprio Istituto.

Art. 14 - Apertura

L’archivio saveriano è aperto dalle 8.00 alle 17.00 di tutti i giorni feriali, ad esclusione del sabato. Chi desidera visitarlo può farlo, previa richiesta di appuntamento, effettuata a mezzo casella di posta elettronica. Le richieste di appuntamento vanno inviate all’indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Art. 15 - Revoca del diritto alla consultabilità dei documenti

Potrà essere revocata la consultabilità della documentazione d’archivio a colui che abbia dimostrato di non tenere in sufficiente cura il materiale.

Art. 16 – Proprietà intellettuale

Libri, stampa minore e dattiloscritti, dei quali siano autori o curatori i Saveriani devono essere inviati in archivio in duplice copia e sono di esclusiva proprietà dei Missionari Saveriani. A meno di specifici accordi, autorizzati dalla Direzione Generale, è fatto divieto di qualsiasi utilizzo a fini commerciali da parte di chiunque. La proprietà intellettuale è individuale ed esplicitamente riconosciuta anche dopo la morte dell’autore, rimanendo parte integrante del patrimonio culturale dei Saveriani. Ogni diritto di pubblicazione da parte di terzi va concordato con la Direzione Generale dei Missionari Saveriani.

Disposizioni finali

Tutte le biblioteche e gli archivi delle case saveriane nel mondo sono idealmente parte dell’Archivio Generale dei Missionari Saveriani e tutti i documenti in essi contenuti sono patrimonio culturale saveriano. Si auspica che in futuro, tenuto conto delle varie esigenze e di eventuali necessità di informazioni e formazione, criteri e modalità di catalogazione dei vari archivi nelle diverse case saveriane del mondo possano risultare omogenei e tra loro coerenti. In particolare, per la tenuta degli archivi correnti e dei titolari delle varie circoscrizioni, si richiama l’attenzione sulle schede AR del VADEMECUM, aggiornato nell’anno 2015.

Il presente regolamento, è approvato dalla Direzione Generale dei Missionari Saveriani, ha validità dal giorno della sua pubblicazione sul sito del CDSR (07/06/2019) e potrà essere modificato alla scadenza di tre anni dalla sua approvazione.

Roma, 07 giugno 2019